Términos y Condiciones y Política de Tratamiento de la Información Personal

Versión 2026-10-04 · Vigente desde el 4 de octubre de 2026 · Aplica a nivosaas.lat, app.nivosaas.lat y a los servicios Nivo.

1. Objeto y ámbito de aplicación

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, los “Términos”) regulan el acceso y uso del sitio web nivosaas.lat, del panel de control disponible en app.nivosaas.lat, de las páginas públicas asociadas a los tags NFC y códigos QR, y la prestación de los servicios ofrecidos bajo la marca Nivo.

La Parte II de este documento, que inicia en la sección 29, contiene la Política de Tratamiento de la Información Personal de Nivo, expedida en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013.

Estos Términos obligan a toda persona que acceda a los canales mencionados, en la calidad de Negocio Contratante, Usuario Autorizado o Cliente Final, y en lo que a cada una corresponda.

2. Identificación del prestador

El Servicio es prestado por el titular de la marca Nivo (en adelante, “Nivo”), cuyo nombre o razón social, número de identificación y domicilio constan en la Orden de Servicio y se suministran a cualquier Titular de datos o autoridad que los solicite por los canales indicados en esta sección.

Canales de atención: correo electrónico admin@nivosaas.lat, WhatsApp +57 304 452 9157 y la página nivosaas.lat/soporte. Asuntos comerciales y notificaciones contractuales: admin@nivosaas.lat.

3. Definiciones

Los términos que se relacionan a continuación, escritos con mayúscula inicial, tendrán el significado aquí previsto, en singular o en plural:

• Servicio: la plataforma Nivo en su conjunto, que comprende el sitio web, el Panel de Control, las páginas públicas, los Tags, las integraciones con terceros y los Servicios Nivo contratados.
• Servicios Nivo: Nivo Reseñas, Nivo Lealtad, Nivo Social y, cuando se ofrezca, Nivo Pagos, descritos en la sección 5.
• Negocio Contratante: la persona natural o jurídica que contrata uno o varios Servicios Nivo para su establecimiento de comercio.
• Usuario Autorizado: la persona a quien el Negocio Contratante entrega credenciales de acceso al Panel de Control o el enlace del escáner de caja.
• Cliente Final: la persona que, en calidad de consumidor del Negocio Contratante, interactúa con sus Tags, deja una reseña o se inscribe en su programa de fidelización. El Cliente Final no es parte del contrato entre Nivo y el Negocio Contratante.
• Orden de Servicio: el documento, mensaje de datos o propuesta aceptada en el que constan los Servicios Nivo contratados, el plan, el precio, la fecha de activación y las condiciones particulares.
• Panel de Control: la aplicación web a la que el Negocio Contratante accede con credenciales propias.
• Tag: la etiqueta NFC, el código QR y el material impreso que dirigen a las páginas públicas del Servicio.
• Pase Digital: la tarjeta de fidelización que el Cliente Final guarda en Google Wallet o Apple Wallet.
• Periodo de Prueba: el uso temporal del Servicio acordado por escrito según la sección 13.
• Datos Personales, Titular, Tratamiento, Responsable, Encargado, Autorización, Transferencia y Transmisión: tendrán el significado que les asignan la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
• Partes: Nivo y el Negocio Contratante.

4. Aceptación y perfeccionamiento del contrato

El contrato entre Nivo y el Negocio Contratante se perfecciona con la aceptación de la Orden de Servicio, sea mediante firma manuscrita, firma electrónica, correo electrónico, mensaje de WhatsApp o cualquier otro mensaje de datos, los cuales tienen plena validez y fuerza probatoria conforme a la Ley 527 de 1999. La aceptación de la Orden de Servicio implica la aceptación íntegra de estos Términos.

Quien acepta en nombre de una persona jurídica o de un tercero declara contar con facultades suficientes para obligarlo. Quien acepta debe ser mayor de edad y plenamente capaz.

En caso de contradicción, se aplicará el siguiente orden de prelación: (i) las condiciones particulares de la Orden de Servicio; (ii) estos Términos; y (iii) los anexos, guías o instructivos técnicos.

El Cliente Final acepta la Parte II de este documento al marcar la casilla de autorización del formulario de inscripción. La simple navegación en el sitio implica la aceptación de las reglas de uso que le resulten aplicables.

5. Descripción de los Servicios Nivo

Cada Servicio Nivo es independiente y puede contratarse por separado o en conjunto con otros. El alcance concreto del Servicio es el que conste en la Orden de Servicio:

• Nivo Reseñas: Tags que llevan al Cliente Final al formulario oficial de reseñas de Google del Negocio Contratante; medición agregada de toques; monitoreo de las reseñas públicas; borradores de respuesta y reportes periódicos.
• Nivo Lealtad: inscripción voluntaria de Clientes Finales en el programa de visitas y premios del Negocio Contratante, emisión del Pase Digital, escáner web para la caja, gestión de premios y canjes, métricas y borradores de mensajes para Clientes Finales que hayan autorizado recibir promociones.
• Nivo Social: Tags que llevan al perfil de Instagram del Negocio Contratante, medición de toques, estadísticas de la cuenta cuando el Negocio Contratante la conecta a través de Meta, y recomendaciones generadas con inteligencia artificial.
• Nivo Pagos: servicio en desarrollo. No forma parte de ninguna oferta vigente hasta que Nivo lo anuncie expresamente y se incluya en una Orden de Servicio.

Según el plan, el Servicio puede incluir Tags físicos, diseño de material impreso, capacitación inicial, acceso al Panel de Control y soporte. Nivo podrá mejorar o modificar funcionalidades siempre que no disminuya las prestaciones esenciales contratadas.

Las obligaciones de Nivo son de medio y no de resultado. Nivo no garantiza un número determinado de reseñas, una calificación, un volumen de seguidores, de visitas o de ventas, pues estos dependen de la decisión libre de los Clientes Finales y de factores ajenos a Nivo.

6. Obligaciones de Nivo

Además de las que se deriven de la ley y de la Orden de Servicio, Nivo se obliga a:

• Prestar el Servicio con la diligencia y el cuidado propios de un proveedor profesional de tecnología.
• Mantener habilitados el Panel de Control y las páginas públicas conforme a la sección 18.
• Entregar y configurar los Tags y capacitar al personal del Negocio Contratante cuando así se haya pactado.
• Atender las solicitudes de soporte por los canales de la sección 2 dentro de un plazo razonable.
• Adoptar las medidas de seguridad descritas en la sección 40.
• Tratar los Datos Personales de los Clientes Finales únicamente en calidad de Encargado y conforme a las instrucciones del Negocio Contratante contenidas en este documento.
• Informar al Negocio Contratante los incidentes de seguridad que afecten sus datos, en los términos de la sección 40.
• Entregar al Negocio Contratante sus datos al terminar el contrato, conforme a la sección 16.

7. Obligaciones del Negocio Contratante

El Negocio Contratante se obliga a:

• Suministrar información veraz, completa y actualizada, en especial el identificador de su ficha de Google y sus datos de contacto y facturación.
• Pagar el precio en la forma y oportunidad pactadas.
• Custodiar las credenciales del Panel de Control, el enlace del escáner de caja y su llave de acceso. Todo acto ejecutado con ellas se presume realizado por el Negocio Contratante, quien deberá informar de inmediato a Nivo cualquier pérdida o uso no autorizado.
• Responder por los actos de sus Usuarios Autorizados y de su personal.
• Cumplir las políticas de Google, Apple y Meta aplicables a su ficha, a sus pases y a su cuenta.
• Abstenerse de condicionar cualquier beneficio, descuento o premio a la publicación de una reseña o a una calificación determinada.
• Definir con claridad y entregar los premios que ofrezca en su programa de fidelización, informando sus condiciones de tiempo, modo y lugar conforme al artículo 33 de la Ley 1480 de 2011.
• Cumplir sus deberes como Responsable del Tratamiento de los datos de sus Clientes Finales, en los términos de la Parte II.
• Enviar comunicaciones comerciales únicamente a los Clientes Finales que las hayan autorizado, por el canal autorizado y dentro de los días, horarios y frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca en domingos ni festivos.
• Garantizar que es titular o licenciatario de las marcas, logotipos e imágenes que suministre para la personalización del Servicio, y mantener indemne a Nivo frente a reclamaciones de terceros por ese concepto.
• Ubicar los Tags en lugares visibles de su establecimiento, no alterarlos y avisar a Nivo cualquier daño o pérdida.

8. Uso aceptable y conductas prohibidas

Queda prohibido a cualquier usuario del Servicio:

• Generar, comprar o solicitar reseñas falsas, publicar reseñas sobre el propio negocio, ofrecer contraprestaciones a cambio de reseñas o calificaciones, o desviar a los clientes insatisfechos para evitar que publiquen su opinión.
• Acceder o intentar acceder sin autorización a cuentas, datos o sistemas de Nivo o de otros Negocios Contratantes.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley.
• Ejecutar escaneos de vulnerabilidades, pruebas de carga o de penetración sin autorización previa y escrita de Nivo.
• Introducir código malicioso, cargar contenido ilícito o que vulnere derechos de terceros.
• Usar los datos de los Clientes Finales para finalidades distintas de las autorizadas, o cederlos, venderlos o compartirlos.
• Revender, sublicenciar o poner el Servicio a disposición de terceros sin autorización escrita de Nivo.

El incumplimiento de esta sección faculta a Nivo para suspender de inmediato el acceso y dar por terminado el contrato, sin perjuicio de las acciones civiles y penales que procedan, incluidas las previstas en la Ley 1273 de 2009.

9. Reseñas en Google y plataformas de terceros

Nivo se limita a facilitar el acceso del Cliente Final al formulario oficial de reseñas de Google. Nivo no redacta, edita, filtra, elimina ni publica reseñas; la decisión de publicar, el contenido y la calificación dependen exclusivamente del Cliente Final.

Google, Apple y Meta son terceros independientes de Nivo. Sus políticas, la disponibilidad de sus servicios y sus decisiones, tales como la eliminación de reseñas, la suspensión de fichas o el rechazo de pases, no son imputables a Nivo.

Google no identifica a los autores de las reseñas ni reporta las reseñas nuevas por día. Por ello, las reseñas atribuidas al Servicio en el Panel de Control son una estimación calculada a partir de la variación diaria del total publicado por Google y de los toques registrados, y no constituyen una certificación.

El Negocio Contratante reconoce que inducir reseñas mediante incentivos o presentarlas de forma que no reflejen la opinión real de los consumidores puede constituir información o publicidad engañosa en los términos de la Ley 1480 de 2011.

10. Programa de fidelización

El programa de fidelización, sus premios, reglas y vigencia son definidos por el Negocio Contratante. Nivo suministra únicamente la herramienta tecnológica. La obligación de entregar los premios recae exclusivamente en el Negocio Contratante frente al Cliente Final.

La participación es gratuita y voluntaria para el Cliente Final, y no es requisito para comprar ni para dejar una reseña. Las visitas acumuladas no son dinero, no tienen valor en efectivo, no son transferibles y solo pueden redimirse en el establecimiento del Negocio Contratante.

Las visitas se registran cuando el personal del Negocio Contratante escanea el Pase Digital. Los errores de registro podrán corregirse a solicitud del Negocio Contratante.

El Pase Digital se almacena en Google Wallet o Apple Wallet, cuyos términos rigen para su uso. Si el Negocio Contratante termina el Servicio, los Pases Digitales se desactivarán y corresponderá al Negocio Contratante informar a sus Clientes Finales y honrar los premios causados conforme a sus propias condiciones.

11. Funcionalidades de inteligencia artificial

Algunas funcionalidades emplean modelos de inteligencia artificial de terceros para generar borradores de respuesta a reseñas, análisis de comentarios, borradores de mensajes para Clientes Finales, recomendaciones para Instagram, respuestas del asistente de chat y la lectura de capturas de estadísticas que el Negocio Contratante cargue.

Los resultados son sugerencias. Nivo no publica respuestas ni envía mensajes de forma automática; el Negocio Contratante los revisa, los ajusta y decide si los usa, y responde por el contenido que publique o envíe.

A los proveedores de inteligencia artificial se remite únicamente: el contenido público de las reseñas (nombre visible del autor, calificación y texto), la información del Negocio Contratante, estadísticas agregadas y el texto que el propio Negocio Contratante escriba. Los nombres, correos y teléfonos de los Clientes Finales inscritos en el programa de fidelización no se remiten: los mensajes se generan con marcadores que se completan en los servidores de Nivo.

Los resultados generados pueden contener imprecisiones y no deben tomarse como asesoría profesional.

12. Nivo Social e integración con Meta

La conexión de la cuenta de Instagram se realiza mediante el sistema de autorización oficial de Meta y se limita a leer las estadísticas de la cuenta profesional. Nivo no publica contenido, no envía mensajes directos, no conoce la contraseña de la cuenta y no puede hacer que un Cliente Final siga la cuenta de forma automática.

Los tokens de acceso se almacenan cifrados. El Negocio Contratante puede revocar la conexión en cualquier momento desde el Panel de Control o desde la configuración de su cuenta de Meta. Los cambios que Meta introduzca en su plataforma podrán limitar funcionalidades sin responsabilidad para Nivo.

13. Periodo de prueba

Nivo podrá otorgar, mediante acuerdo escrito, un Periodo de Prueba por el término y en las condiciones allí indicados.

Durante el Periodo de Prueba el Servicio opera en modo piloto: los correos y teléfonos de los Clientes Finales se muestran enmascarados y no pueden exportarse, con el fin de proteger a los Titulares mientras no exista un contrato vigente.

Si al vencimiento el Negocio Contratante no contrata el Servicio, Nivo desactivará los Tags y los Pases Digitales y suprimirá los datos de los Clientes Finales recolectados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. Si lo contrata, el Tratamiento continuará conforme a la Parte II.

14. Precio, facturación y pago

El precio es el del plan publicado en nivosaas.lat o el que conste en la Orden de Servicio, expresado en pesos colombianos. Los precios publicados corresponden al valor total a pagar por el Negocio Contratante: los impuestos que resulten aplicables se entienden incluidos, salvo que la Orden de Servicio los discrimine expresamente antes de la contratación.

Los pagos se realizarán en las fechas y por los medios indicados en la Orden de Servicio. Nivo expedirá los documentos soporte que exija la normativa tributaria vigente.

Los valores pagados por instalación, Tags, diseño y capacitación no son reembolsables una vez ejecutados, salvo incumplimiento de Nivo debidamente comprobado.

La mora causará intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida, conforme al artículo 884 del Código de Comercio. Transcurridos quince (15) días calendario de mora, y previo aviso de cinco (5) días hábiles, Nivo podrá suspender el Servicio hasta el pago, sin que la suspensión extinga la obligación.

Nivo podrá reajustar el precio una vez al año, con aviso de treinta (30) días calendario. Si el Negocio Contratante no lo acepta, podrá terminar el contrato sin penalidad antes de la fecha del reajuste.

15. Vigencia, renovación y terminación

El contrato inicia con la activación del Servicio y no tiene permanencia mínima. El primer mes de Servicio está incluido en el pago de implementación. A partir del segundo mes el contrato continúa por periodos mensuales con los Servicios que el Negocio Contratante decida conservar, y se renueva automáticamente cada mes mientras ninguna de las Partes lo termine. Si el Negocio Contratante paga por adelantado un periodo mayor, la vigencia será la del periodo pagado.

El Negocio Contratante podrá terminar el contrato en cualquier momento, sin penalidad, mediante aviso escrito; la terminación tendrá efecto al finalizar el periodo ya pagado. La terminación no da lugar a la devolución de los valores descritos en la sección 14 ni de los periodos pagados por adelantado, y deja a cargo del Negocio Contratante las sumas causadas hasta la fecha efectiva de terminación.

Nivo podrá terminar el contrato: (i) si el Negocio Contratante incumple sus obligaciones y no subsana el incumplimiento dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al requerimiento; o (ii) de inmediato, en caso de conductas prohibidas por la sección 8, fraude, riesgo para la seguridad de la plataforma o de los Titulares, u orden de autoridad competente.

Terminado el contrato, cesa el acceso al Panel de Control, se desactivan los Tags y los Pases Digitales y se aplica la sección 16.

16. Entrega y supresión de datos al terminar

Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación, el Negocio Contratante podrá solicitar la exportación de su lista de Clientes Finales y de sus métricas en un formato estructurado de uso común.

Vencido ese plazo, Nivo suprimirá los Datos Personales de los Clientes Finales y los del Negocio Contratante, salvo aquellos que deba conservar para el cumplimiento de obligaciones legales, contables o tributarias, por el término que estas exijan. Nivo podrá conservar información estadística anonimizada que no permita identificar a ninguna persona.

17. Propiedad intelectual

El software, el código fuente, las bases de datos, los diseños, los textos y la marca Nivo son de propiedad de Nivo o de sus licenciantes y están protegidos por la Decisión Andina 351 de 1993, la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 486 de 2000 y demás normas aplicables. El contrato otorga al Negocio Contratante una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, durante su vigencia y para los fines del Servicio. Ningún derecho se transfiere por fuera de lo aquí previsto.

El Negocio Contratante conserva la titularidad de sus marcas, logotipos y de los datos que genere en el Servicio, y concede a Nivo una licencia gratuita y no exclusiva para usarlos únicamente en la prestación del Servicio. Nivo solo podrá mencionar al Negocio Contratante como cliente o exhibir su logotipo en materiales comerciales con su autorización expresa.

Los Tags y el material impreso entregados son de propiedad del Negocio Contratante una vez pagados; su funcionamiento depende de la vigencia del Servicio.

Las sugerencias que el Negocio Contratante formule sobre el Servicio podrán ser implementadas libremente por Nivo, sin que ello genere contraprestación alguna.

18. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

Nivo realizará esfuerzos razonables para mantener el Servicio disponible de forma continua, sin garantizar que opere sin interrupciones ni errores. Podrán presentarse mantenimientos programados, preferiblemente en horarios de baja actividad, así como interrupciones derivadas de proveedores de infraestructura, de redes de telecomunicaciones o de la compatibilidad NFC del dispositivo del Cliente Final. Para este último caso, cada Tag cuenta con un código QR de respaldo.

El Servicio se presta en las condiciones descritas en este documento y en la Orden de Servicio, sin garantías adicionales a las expresamente pactadas y sin perjuicio de las garantías legales que resulten imperativas.

19. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Nivo frente al Negocio Contratante por cualquier reclamación derivada del contrato no excederá el valor efectivamente pagado por este durante los seis (6) meses anteriores al hecho que la origina.

Nivo no responderá por lucro cesante, pérdida de clientela, daño reputacional ni perjuicios indirectos o consecuenciales, ni por: (i) decisiones de Google, Apple, Meta u otros terceros; (ii) el contenido de las reseñas publicadas por los Clientes Finales; (iii) los actos del personal o de los Usuarios Autorizados del Negocio Contratante; (iv) la pérdida o divulgación de credenciales imputable al Negocio Contratante; ni (v) el incumplimiento de los premios ofrecidos por el Negocio Contratante.

Las limitaciones de esta sección no se aplicarán en casos de dolo o culpa grave, conforme al artículo 1522 del Código Civil. Si el Negocio Contratante tuviere la calidad de consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, estas limitaciones solo se aplicarán en cuanto no contraríen normas imperativas de esa ley.

20. Indemnidad

El Negocio Contratante mantendrá indemne a Nivo frente a toda reclamación, sanción, pérdida o gasto razonable, incluidos honorarios de abogados, que se origine en: (i) el uso indebido del Servicio por el Negocio Contratante, su personal o sus Usuarios Autorizados; (ii) el incumplimiento de estos Términos o de sus deberes como Responsable del Tratamiento; o (iii) la infracción de derechos de terceros por la información, marcas o materiales que suministre.

21. Confidencialidad

Cada Parte guardará reserva sobre la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, incluidas credenciales, datos comerciales, condiciones económicas y datos de Clientes Finales, y solo la usará para ejecutar el contrato. La obligación no se extiende a la información que sea de dominio público sin culpa de la Parte receptora, ni a la que deba revelarse por orden de autoridad competente, caso en el cual se informará previamente a la otra Parte cuando la ley lo permita. Esta obligación subsistirá durante tres (3) años después de la terminación del contrato y, respecto de los Datos Personales, de manera indefinida.

22. Fuerza mayor y caso fortuito

Ninguna de las Partes será responsable por el incumplimiento que se origine en fuerza mayor o caso fortuito en los términos del artículo 64 del Código Civil, incluidas las fallas generalizadas de proveedores de infraestructura, los cambios unilaterales en las interfaces de Google, Apple o Meta, los ataques informáticos ocurridos pese a la adopción de medidas razonables y los actos de autoridad. La Parte afectada informará a la otra tan pronto le sea posible.

23. Modificaciones

Nivo podrá modificar estos Términos. La nueva versión se publicará en nivosaas.lat/terminos con su fecha y número de versión, y se comunicará a los Negocios Contratantes por correo electrónico con quince (15) días calendario de antelación a su entrada en vigor. Si el Negocio Contratante no está de acuerdo, podrá terminar el contrato sin penalidad antes de esa fecha; en caso contrario, se entenderá aceptada.

Los cambios sustanciales de la Parte II se comunicarán a los Titulares antes de su implementación y, cuando impliquen nuevas finalidades, se solicitará una nueva Autorización.

24. Cesión

El Negocio Contratante no podrá ceder el contrato sin autorización previa y escrita de Nivo. Nivo podrá cederlo a un tercero que asuma la prestación del Servicio, en especial con ocasión de una fusión, escisión, adquisición o enajenación de activos, mediante aviso al Negocio Contratante, quien podrá terminar el contrato sin penalidad dentro de los treinta (30) días siguientes al aviso.

25. Relación entre las Partes

Las Partes actúan como contratistas independientes, con plena autonomía técnica, administrativa y financiera. El contrato no crea sociedad, agencia, representación ni relación laboral alguna. Cada Parte responde por las obligaciones laborales y de seguridad social de su propio personal.

26. Notificaciones

Las notificaciones se dirigirán al correo electrónico registrado en la Orden de Servicio y, en el caso de Nivo, a admin@nivosaas.lat. Se entenderán recibidas conforme a las reglas de la Ley 527 de 1999. Las Partes podrán acordar además el uso de WhatsApp para comunicaciones operativas.

27. Ley aplicable y solución de controversias

Este documento y el contrato se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Las controversias se someterán primero a arreglo directo durante treinta (30) días calendario contados desde la notificación escrita de la controversia. Agotada esa etapa sin acuerdo, las Partes podrán acudir a un centro de conciliación legalmente autorizado y, en su defecto, a los jueces competentes de la República de Colombia.

Lo anterior no limita las facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección al consumidor y de protección de datos personales, ni los derechos que la ley otorgue de forma imperativa a los Titulares.

28. Disposiciones finales

Si alguna estipulación resulta nula o inaplicable, las demás conservarán plena validez. La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia a él. Los títulos de las secciones se incluyen para facilitar la lectura y no afectan su interpretación. Las copias electrónicas de este documento y de la Orden de Servicio tienen el mismo valor que el original.

Este documento se publica en varios idiomas para facilitar su comprensión. En caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

29. Parte II. Política de Tratamiento de la Información Personal: marco normativo y principios

Esta Política desarrolla el derecho fundamental de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política y se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Nivo aplica en todo Tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

30. Calidad en la que actúa Nivo

• Como Responsable, respecto de los datos de los Negocios Contratantes, sus representantes y Usuarios Autorizados, de las personas que contactan a Nivo y de los registros técnicos y de seguridad de las visitas a sus páginas.
• Como Encargado, respecto de los datos de los Clientes Finales inscritos en el programa de fidelización, de las reseñas públicas procesadas para el Negocio Contratante y de las estadísticas de Nivo Social. En estos casos, el Responsable es el Negocio Contratante.

Para efectos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015), esta sección y las secciones 31 a 41 constituyen el contrato de transmisión de datos entre el Negocio Contratante y Nivo. En virtud de él, Nivo se obliga a: (i) tratar los datos únicamente para las finalidades autorizadas por los Titulares y conforme a las instrucciones del Negocio Contratante; (ii) no usarlos para fines propios ni cederlos a terceros; (iii) guardar confidencialidad; (iv) aplicar las medidas de seguridad de la sección 40; (v) vincular solo a los proveedores de la sección 35, bajo obligaciones equivalentes; (vi) apoyar al Negocio Contratante en la atención de consultas y reclamos; (vii) informar los incidentes de seguridad; y (viii) devolver o suprimir los datos al terminar el contrato.

31. Datos Personales que se tratan

• Negocios Contratantes y Usuarios Autorizados: nombre o razón social, número de identificación cuando conste en la Orden de Servicio, nombre de usuario, contraseña (almacenada únicamente como resumen criptográfico irreversible), correo electrónico y teléfono de contacto, elementos de marca y registros de sesión.
• Clientes Finales del programa de fidelización: nombre, correo electrónico, número de celular, identificador del Pase Digital, visitas, premios y canjes con sus fechas, prueba de la Autorización (fecha, hora, versión de esta Política y dirección IP) y preferencia sobre comunicaciones promocionales. Si el Pase Digital se guarda en Apple Wallet, también el identificador del dispositivo y el token de notificaciones que genera Apple.
• Autores de reseñas en Google: nombre público, fotografía de perfil pública, calificación, texto y fecha de la reseña, obtenidos a través de la interfaz oficial de Google.
• Personas que usan los Tags o visitan el sitio: en las páginas de redirección no se recolectan datos personales; se registra la fecha, la hora y el origen del toque. La dirección IP se usa de forma transitoria, por un máximo de dos (2) minutos, para descartar registros duplicados y controlar abusos. Si se detecta un intento de ataque, se registran la dirección IP, la ruta solicitada y el agente de usuario.
• Nivo Social: estadísticas agregadas de la audiencia (rangos de edad, género, país, horarios de actividad), número de seguidores, las capturas de pantalla que cargue el Negocio Contratante y las conversaciones con el asistente.

Nivo no solicita datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, ni datos biométricos, ni la ubicación de los Clientes Finales.

El programa de fidelización está dirigido a personas mayores de edad. El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procede con autorización de su representante legal y respetando su interés superior, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Si Nivo o el Negocio Contratante advierten una inscripción que no cumpla este requisito, los datos serán suprimidos.

32. Finalidades del Tratamiento

Respecto de los Negocios Contratantes y Usuarios Autorizados:

• Celebrar, ejecutar, facturar y cobrar el contrato.
• Crear y administrar la cuenta, autenticar a los usuarios y prestar soporte.
• Enviar comunicaciones sobre el Servicio, sus cambios, incidentes y reportes.
• Prevenir fraudes, proteger la seguridad de la plataforma y atender requerimientos de autoridad.
• Elaborar estadísticas internas agregadas.
• Informar sobre nuevos servicios de Nivo, finalidad a la que el Titular puede oponerse en cualquier momento.

Respecto de los Clientes Finales, las finalidades son exclusivamente las de la sección 33. Respecto de los autores de reseñas, mostrarlas al Negocio Contratante, preparar borradores de respuesta y elaborar reportes. Respecto de los registros técnicos, prevenir y atender incidentes de seguridad.

33. Tratamiento de los datos de los Clientes Finales

Esta sección constituye el aviso de privacidad del programa de fidelización y se pone a disposición del Cliente Final antes de su inscripción, mediante el enlace incluido en el formulario.

• Responsable: el Negocio Contratante cuyo nombre aparece en el formulario de inscripción y en el Pase Digital.
• Encargado: Nivo, identificado en la sección 2, con canal de atención admin@nivosaas.lat.
• Finalidades: (i) inscribir e identificar al Cliente Final en el programa; (ii) emitir y actualizar su Pase Digital; (iii) registrar visitas, premios y canjes; (iv) atender sus solicitudes; (v) elaborar métricas agregadas del programa para el Negocio Contratante; y (vi) únicamente si el Cliente Final marcó la casilla opcional, enviarle promociones y avisos de premios por WhatsApp o correo electrónico.
• Carácter facultativo: el suministro de los datos es voluntario. Negarse a inscribirse no impide comprar en el establecimiento ni dejar una reseña.
• Autorización: es previa, expresa e informada, y se otorga al marcar la casilla del formulario. Sin ella no se crea la inscripción. Se conserva como prueba la fecha, la hora, la versión de esta Política y la dirección IP.
• Comunicaciones promocionales: requieren una Autorización adicional, independiente y opcional, cuya negativa no impide participar en el programa. Las envía el Negocio Contratante por su propio canal, dentro de los horarios de la Ley 2300 de 2023 señalados en la sección 7. Nivo solo prepara borradores y nunca envía mensajes de forma automática. El Cliente Final puede retirar esta Autorización en cualquier momento respondiendo el mensaje o escribiendo al canal de atención.
• Ubicación: el Pase Digital puede incluir la dirección del establecimiento para que el teléfono muestre un aviso cuando el Cliente Final esté cerca. Esa comparación la realiza el propio dispositivo: Nivo y el Negocio Contratante no reciben, consultan ni almacenan la ubicación del Cliente Final. La función puede desactivarse en los ajustes del teléfono o de la billetera digital.
• Circulación: el Negocio Contratante accede a los datos de sus propios Clientes Finales desde el Panel de Control. Nivo no vende, alquila ni cede estos datos.
• Vigencia: los datos se conservan mientras el Cliente Final permanezca inscrito y el Negocio Contratante mantenga el Servicio, y se suprimen conforme a las secciones 16 y 41 o antes, a solicitud del Titular.
• Derechos: los de la sección 37, que se ejercen conforme a la sección 38.

34. Cookies y almacenamiento local

El sitio usa una cookie propia para recordar el idioma elegido, con duración de un (1) año. El Panel de Control usa el almacenamiento local del navegador para conservar la sesión, que expira a las veinticuatro (24) horas, y la preferencia de tema. El panel de Nivo Social usa cookies de sesión protegidas y un token contra falsificación de solicitudes.

Todas son estrictamente necesarias para el funcionamiento del Servicio. Nivo no usa cookies de publicidad ni de analítica de terceros. Las fuentes tipográficas se cargan desde los servidores de Google Fonts, lo que implica la transmisión de la dirección IP del visitante a Google.

35. Proveedores tecnológicos

Para prestar el Servicio, Nivo se apoya en los siguientes proveedores, que actúan como sus encargados o como plataformas de terceros, según el caso:

• Supabase, Inc.: base de datos (Estados Unidos).
• Render Services, Inc.: alojamiento del servidor y memoria caché (Estados Unidos).
• Vercel Inc.: alojamiento del Panel de Control.
• Google LLC: Google Wallet, Google Maps y Places, correo electrónico corporativo y fuentes tipográficas.
• Apple Inc.: Apple Wallet y servicio de notificaciones.
• Meta Platforms, Inc.: únicamente cuando el Negocio Contratante conecta su cuenta de Instagram.
• OpenRouter, Inc. y los proveedores de modelos a los que enruta, Groq, Inc. y Google LLC (Gemini): generación de contenido con inteligencia artificial, con el alcance de la sección 11.
• GitHub, Inc.: ejecución de tareas programadas sobre datos del Negocio Contratante.
• Los proveedores de red y seguridad perimetral del proveedor de alojamiento.

36. Transferencias y transmisiones internacionales

Los servidores de base de datos y de aplicación se encuentran en los Estados Unidos de América, país declarado con nivel adecuado de protección de datos por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Circular Externa 005 de 2017, que adicionó el numeral 3.2 del Título V de la Circular Única.

La comunicación de datos a los proveedores de la sección 35 constituye una transmisión a encargados, amparada en contratos que les imponen obligaciones de seguridad y confidencialidad. A los proveedores de inteligencia artificial solo se remite la información descrita en la sección 11. Nivo no vende ni transfiere datos a terceros para sus propios fines.

37. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de la sección 38.
• Revocar la Autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

38. Procedimiento para consultas y reclamos

Pueden ejercer los derechos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado y quien actúe por estipulación a favor de otro, previa acreditación de su calidad.

Las solicitudes se presentan al correo admin@nivosaas.lat indicando: nombre e identificación del Titular, negocio en el que se inscribió cuando aplique, descripción de los hechos y de lo solicitado, dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Nivo podrá verificar la identidad del solicitante antes de responder.

El Negocio Contratante instruye a Nivo para recibir y tramitar en su nombre las solicitudes de los Clientes Finales, y Nivo le informará las que reciba.

• Consultas: se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles previa comunicación de los motivos. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, que se mantendrá hasta su decisión.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el Titular debe agotar este trámite, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

39. Autorización y revocatoria

Salvo los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, todo Tratamiento requiere Autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida por un medio que permita su consulta posterior.

El Titular puede revocar la Autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento por el canal de la sección 38. La revocatoria no procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La revocatoria de la Autorización para comunicaciones promocionales no afecta la participación en el programa de fidelización.

40. Seguridad de la información

Nivo adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado de las comunicaciones, almacenamiento de contraseñas mediante funciones de resumen irreversibles, cifrado de tokens de terceros, aislamiento de la información de cada Negocio Contratante, restricción del acceso directo a la base de datos, autenticación multifactor en las consolas de administración, limitación de solicitudes, bloqueo automático de direcciones que presenten patrones de ataque, registro de eventos de seguridad y revisión periódica de dependencias.

Ante un incidente de seguridad que afecte Datos Personales, Nivo informará al Negocio Contratante sin dilación injustificada y, a más tardar, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su confirmación; lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme al Título V de la Circular Única, cuando le corresponda; y comunicará a los Titulares afectados cuando proceda.

41. Conservación y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas. En particular: los de los Negocios Contratantes, durante la vigencia del contrato y el término adicional que exijan las normas comerciales y tributarias sobre conservación de documentos; los de los Clientes Finales, conforme a la sección 33; los registros de seguridad, por el tiempo necesario para investigar y prevenir incidentes; y las reseñas públicas, mientras el Negocio Contratante mantenga Nivo Reseñas.

La supresión se realiza mediante la eliminación de los registros en la base de datos activa. Las copias de respaldo que administran los proveedores se eliminan conforme a sus ciclos de rotación.

42. Área responsable de la atención de peticiones

El área de protección de datos de Nivo atiende las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares en el correo admin@nivosaas.lat y en el WhatsApp +57 304 452 9157.

43. Registro Nacional de Bases de Datos

Nivo inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligado a ello conforme al Decreto 1074 de 2015 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. Respecto de las bases de datos de Clientes Finales, la obligación de inscripción, cuando aplique, corresponde al Negocio Contratante en su calidad de Responsable.

44. Titulares ubicados fuera de Colombia

Nivo reconoce los mismos derechos a los Titulares ubicados fuera del territorio colombiano. Cuando la legislación de su país, como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, les reconozca derechos adicionales, tales como la portabilidad, la limitación del Tratamiento o la oposición, podrán ejercerlos por el canal de la sección 38, y Nivo los atenderá en la medida en que dicha legislación resulte aplicable.

45. Vigencia de la Política

Esta Política, versión 2026-10-04, rige a partir del 4 de octubre de 2026 y sustituye las versiones anteriores. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos.

Para cualquier inquietud sobre este documento: admin@nivosaas.lat o WhatsApp +57 304 452 9157.